При возмещении работнику с разъездным характером труда командировочных расходов НДФЛ не начисляйте. Даже если платите суточные больше, чем 700 руб. в день (письмо Минфина от 15 февраля 2017 г. № 03-04-06/8562)
Не облагаются НДФЛ все виды компенсаций, связанных с выполнением трудовых обязанностей. Возмещение командировочных расходов — не исключение (п. 3 ст. 217 НК РФ). При возмещении расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемую НДФЛ базу не включаются суточные в пределах:
- 700 руб. за каждый день в командировке на территории РФ
- 2 500 рублей за каждый день загранкомандировки.
Работникам с разъездным характером труда компания возмещает связанные со служебными поездками расходы:
- на проезд;
- по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы с разрешения или ведома работодателя.
Однако служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Поэтому нормы об освобождении от НДФЛ в пределах 700 рублей в данном случае не применяются.
Так что если работа физлиц носит разъездной характер, то возмещение расходов на служебные поездки не облагается НДФЛ в размерах, установленных колдоговором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.
Кроме того, в Минфине считают, что затраты на возмещение расходов в поездках «разъездных» работников можно включить расходы на оплату труда при расчете налога на прибыль.